Home / Cases / BNI Lichtstad

Aanmelden en afrekenen zonder balie

Elke week komen 30 tot 35 ondernemers binnen een kwartier binnen. Leden, gasten en vervangers, elk met een eigen tarief. Dat gaat nu vanzelf, inclusief de betaling.

Het probleem

Boven aan de trap stond een tafel met twee leden erachter. Op die tafel: een afkruislijst die elke week opnieuw voorbereid moest worden, en een stapel kwitantiebriefjes met een QR-code erop die ook elke week opnieuw gemaakt werden. Wie binnenkwam werd afgevinkt en kreeg een briefje mee om zelf te betalen.

Precies daar ging het mis. Een gast zei dat hij zo zou betalen, stak het briefje in zijn zak, en daar hoorde je vervolgens niets meer van. Of er echt betaald was, viel niet te controleren. En de twee leden achter de tafel stonden af te vinken terwijl ze eigenlijk in gesprek wilden zijn met de gasten die binnenkwamen.

Wat wij gebouwd hebben

Een aanmeldzuil in de entree, gewrapt in de huisstijl van BNI Lichtstad. De ongeveer 25 leden en de 5 tot 15 gasten melden zichzelf aan, betalen via een QR-code op hun eigen telefoon en bevestigen dat met een tik op ‘ik heb betaald’. De kwitantie volgt automatisch per mail, dus die kan direct de boekhouding in zonder foto’s van bonnetjes.

De tariefregels zitten in de software verwerkt: leden en gasten betalen elk hun eigen tarief en een vervanger betaalt niets. Niemand hoeft nog te beoordelen wie wat moet betalen.

De aanmeldzuil van BNI Lichtstad in de entree, gewrapt in de eigen huisstijl

Hoe het werkt voor een bezoeker

Hij loopt binnen

De zuil staat op ooghoogte bij de ingang, in de huisstijl van de club. Niemand hoeft ernaar te zoeken.

Hij meldt zichzelf aan

Kiezen uit de lijst of gegevens invullen. Bij terugkerende leden gaat dat in twee tikken.

Hij rekent af

Met een QR-code op zijn eigen telefoon, afgerond met een tik op ‘ik heb betaald’. Wie niets hoeft te betalen, zoals een vervanger, slaat die stap automatisch over.

De kwitantie komt binnen

Automatisch per mail. Niemand hoeft iets bij te houden en de bezoeker heeft zijn bewijs meteen.

Wat het opleverde

Het voorbereidende werk is weg: geen lijsten meer draaien en geen briefjes meer maken. De leden die vroeger achter de tafel stonden, staan nu tussen de gasten. En omdat iedereen de betaling actief bevestigt en de kwitantie direct in de mail zit, blijft er niets meer hangen op een briefje in een jaszak.

Voor gasten is de zuil het eerste wat ze zien. De meesten kennen dit van geen enkele andere bijeenkomst, en dat zet de toon nog voordat het eerste gesprek begonnen is.